CMSにおける業務効率化~HTMLメルマガ配信システムの構築~

企業のWeb担当者が抱える問題

企業のWeb担当者の業務の1つに、定期的なメールマガジンの配信があります。 しかし、多くの担当者は「週に1回、メールマガジンを配信する」という作業自体が目的となってしまい、メールマガジンの中身にまで頭が回らなくなってしまうことが多い。

その理由は、Web担当者の業務の範囲が非常に広いから。 例えば、「プレスリリースや新商品をサイトに掲載する」ことで、Webサイトを最新の状態に保つことに加え、「掲載コンテンツを制作する外注先とのやりとりや進行管理」「新たなコンテンツを作成するための企画立案」「サイトの効果測定を行い、コンバージョンを上げるための施策を検討」「SNSを活用して、より自社を知ってもらうための啓蒙活動を行う」など、多岐にわたる業務を行っています。 また、Web担当者は「営業企画部」「マーケティング部」などの肩書を持ち、Webサイトに関係する業務以外にも業務を抱えていることが多い。 そうなると、週に1回、新規でメールマガジン用のコンテンツを用意するのは、非常に難しくなります。 しかし、毎週目新しい情報を届けてくれる有益なメールマガジンだと認識されないと、ユーザはメールマガジンを読んではくれない。 だからこそ、定型化できる部分はすべて定型化し、毎週同じ作業を繰り返す手間を減らして作業を効率化することで、コンテンツを考える時間や配信結果を考察する時間を確保する必要があるのです。  

CMSでの業務効率化

所属の会社で構築するCMSは、コンテンツを複数の場所、複数の見た目で表示できるよう、適切な粒度(サイトでのデータの最小単位)を検討し、情報を一元管理するよう設計されています。 一元管理しているからこそ、管理画面で1箇所のデータを更新することで、そのデータを表示している複数のページが一括で更新される仕組みとなっているのです。わざわざ複数ページで同じ情報を更新しなくて良いため、業務効率化に繋がるだけでなく、掲載漏れや記述ミスなども防止できます。

f:id:webcreatorsstruggle:20200518181127p:plain

この仕組みを応用することで、Webサイトとはまったく違うデザインのHTMLメールマガジンであっても、粒度さえ揃えてしまえば、CMSのコンテンツを流用することで、メールマガジンを簡単に作成することも可能です。 HTMLメールが正しく表示されない人のためのWebページも同様です。作成したメールマガジンの出力形式を、HTMLメール用のテンプレートから、Webページ用のテンプレートに変えて自動生成するようにすれば良いのです。これで、HTMLメールとWebページのそれぞれを作成する手間が省けます。

f:id:webcreatorsstruggle:20200518181140p:plain

結果として、運用するWeb担当者に時間の余裕が生まれ、別の業務に時間をあてられることとなるでしょう。  

事例

実際に、メールマガジンの配信システムと連携を行い、CMSで管理しているコンテンツを流用して、メールマガジンの作成を行うシステムの構築を行いました。 運用者の作業は、メールマガジンに掲載したいコンテンツをCMSで選択し、配信日時を設定するだけ。また、CMSの管理画面から配信予約、配信後の開封率の確認までを行えるよう構築しました。 これにより、運用者はCMSの管理画面にのみログインすれば、すべての作業ができます。別のシステムへログインする手間もなくスムーズに運用できるのです。

f:id:webcreatorsstruggle:20200518181158p:plain

まとめ

重要となるのは、CMS構築時に適切な粒度の設計を行い、データを保持すること。 それさえできていれば、後からメールマガジンを配信する仕組みを構築することとなっても、CMSで管理しているサイトの情報を用いることができるのです。 そして、この考え方は、メールマガジンだけでなく、レコメンド機能や、MAツールでのコンテンツ配信などにも応用できます。 CMSを最大限に活用することで、様々な業務効率化が成し得られるのです。